Il pulsante di voto di Outlook fornisce un modo conveniente per inviare elementi per l'approvazione ai supervisori o ai membri del team. Quando il destinatario vota per una delle scelte, Outlook tiene traccia della risposta e consente di visualizzare un riepilogo di tutte le risposte a un messaggio specifico. Puoi sondare una singola persona o un intero gruppo, fornendo scelte semplici come "Approva/Rifiuta" o opzioni più complicate che crei tu stesso.
Requisiti
Per tenere traccia degli elementi che hai inviato per un'approvazione o un voto, il tuo account di posta deve essere su un server Microsoft Exchange. I server Exchange vengono generalmente utilizzati negli ambienti di ufficio; i tuoi account di posta elettronica di casa e personali probabilmente non utilizzano un server Exchange a meno che non configuri l'account tramite il tuo lavoro o la scuola. Inoltre, i destinatari dell'e-mail devono utilizzare Outlook 2003 o versione successiva per poter esprimere un voto, sebbene non abbiano bisogno di un account Exchange se stanno solo ricevendo il messaggio.
Invio della richiesta di approvazione
Inviare la tua richiesta e-mail utilizzando la funzione di tracciamento è abbastanza semplice: componi il tuo messaggio e-mail come faresti normalmente, inclusa la domanda o il documento per il quale hai bisogno di approvazione. Passa alla scheda "Opzioni" e fai clic su "Usa pulsanti di voto" sulla barra multifunzione. Outlook visualizza le scelte che puoi offrire ai destinatari. Dai loro la possibilità di approvare o rifiutare, oppure richiedi un semplice Sì, No o Forse. Puoi anche selezionare "Personalizzato" per fornire le tue opzioni; è sufficiente inserire le opzioni nel campo "Usa pulsanti di voto" nella schermata successiva, separando ciascuna opzione con un punto e virgola.
Utilizzo dei pulsanti di voto
Quando il destinatario apre il tuo messaggio in Outlook, vedrà un avviso in alto che gli dice che il messaggio include pulsanti di voto. Facendo clic sull'avviso in Outlook 2013 e Outlook 2010, il destinatario può visualizzare le opzioni di voto e selezionarne una. Nelle versioni 2007 e 2003, le opzioni di voto vengono visualizzate sulla barra degli strumenti. Dopo che la persona ha espresso il suo voto, Outlook invia automaticamente una risposta al mittente originale notificandogli la selezione.
Tieni traccia dei risultati
Oltre a poter tenere traccia dei risultati dalle righe dell'oggetto, puoi aprire una tabella che mostra un riepilogo delle risposte a una singola domanda. Questa funzione è particolarmente utile quando si invia una domanda a un gruppo numeroso. Apri semplicemente una delle risposte alla tua domanda e quindi fai clic sulla risposta della persona nella parte superiore del messaggio. Outlook visualizza un'altra opzione per "Visualizza risposte di voto". Fare clic sull'opzione per visualizzare tutti i voti, le approvazioni oi rifiuti inviati per questa particolare domanda.
