Anche se potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, in realtà c'è un po' di arte per organizzare un incontro di lavoro via e-mail. Se prevedi di includere il pranzo nella tua riunione, avrai alcune altre cose da considerare. L'idea di base qui non è quella di pensarci troppo e sprecare lavoro prezioso o tempo personale con i dettagli, ma allo stesso tempo, vorrai tenere a mente i bisogni e le motivazioni dell'altra persona.
Passo 1
Scrivi un'informazione pertinente nella riga dell'oggetto dell'e-mail, che indichi che l'e-mail è un invito a pranzo. Non utilizzare fastidiose lettere maiuscole o emoticon nella riga dell'oggetto o in qualsiasi altra parte della comunicazione aziendale, se è per questo. Invece, enuncia il tuo scopo in modo chiaro e professionale; ad esempio, potresti semplicemente digitare "Riunione a pranzo mercoledì?" o qualcosa di simile.
Passo 2
Inizia con un saluto cordiale e professionale. Se sei in base al nome con questo contatto commerciale, puoi rivolgerti alla persona con il suo nome nel saluto, ad esempio "Caro Scott" o semplicemente "Scott:". Se non conosci molto bene la persona, usa il cognome e "Mr." o "Signora."
Passaggio 3
Dichiara che ti piacerebbe incontrare la persona per un appuntamento a pranzo, quindi dì perché vuoi incontrarti.
Passaggio 4
Fornisci alcune opzioni per la data e l'ora, in base alla tua conoscenza del programma della persona. Se incontri un ristoratore il cui ristorante offre un'offerta speciale il venerdì, ad esempio, non chiedergli di incontrarlo di venerdì. Comunica alla persona i giorni e gli orari in cui sei disponibile, offrendo alcuni giorni o orari tra cui scegliere. Puoi anche lasciare la data e l'ora alla discrezione dell'altra persona, ma ciò potrebbe significare più e-mail avanti e indietro per decidere effettivamente una data reciprocamente conveniente.
Passaggio 5
Suggerisci alcuni ristoranti che ritieni appropriati per il tipo di incontro che farai. Ad esempio, se hai dettagli seri e intimi di cui discutere sugli affari della persona, è probabilmente una cattiva idea suggerire di incontrarti al pub locale dove tutti i suoi amici si riuniscono regolarmente. Allo stesso modo in cui hai suggerito diverse date e orari, suggerisci alcuni luoghi per dare all'altra persona la possibilità di scegliere.
Passaggio 6
Fai sapere al destinatario i suoi prossimi passi, così come tutti i dettagli che potrebbe voler sapere sul tuo follow-up. Se devi rispondere entro un certo lasso di tempo per essere in grado di mantenere il tuo programma libero, diglielo in modo cortese. Se rimarrai fuori città per alcuni giorni dopo l'e-mail, fagli sapere che lo ricontatterai al tuo ritorno.
Firma in modo cordiale, ad esempio "Cordiali saluti" o "Saluti". Se le tue e-mail non hanno una riga di firma automatica allegata che fornisce i tuoi dettagli di contatto, assicurati di fornire il tuo numero di telefono e qualsiasi altra informazione di contatto importante nella parte inferiore dell'e-mail.
