La posta elettronica, utilizzata in modo efficace, può essere un metodo economico ed efficiente per la comunicazione all'interno delle aziende. Tuttavia, molte cose possono andare storte lungo la strada, a causa della natura dell'e-mail. Una politica di posta elettronica completa può aiutare a definire l'utilizzo corretto della posta, ma anche fare questo passo lascia ancora spazio a inefficienza e lacune di comunicazione.
Problemi di comunicazione
L'e-mail, come forma di comunicazione scritta, non viene fornita con gli importantissimi segnali non verbali responsabili di gran parte della nostra comprensione. Di conseguenza, il sarcasmo, l'umorismo e le forti emozioni spesso non vengono bene per il lettore. A volte funziona in modo opposto, con il lettore che attribuisce emozione a qualcosa che non è stato scritto con quell'intenzione. Chi non ha familiarità con la posta elettronica può cadere nello scrivere tutto in maiuscolo o nell'usare un'eccessiva punteggiatura per evidenziare qualcosa, senza rendersi conto che quegli elementi portano emozione. Ciò può portare a problemi di comunicazione che possono danneggiare inutilmente i rapporti di lavoro.
Tempo perso
La posta elettronica rappresenta un'opportunità di distrazione sul lavoro. I dipendenti possono utilizzare impropriamente l'e-mail di lavoro per inviare note personali o scherzi in giro per l'ufficio. Anche se l'e-mail rimane pertinente al lavoro, tuttavia, può essere una distrazione. Supponiamo che tu stia lavorando a un progetto, ad esempio, e che il tuo client di posta elettronica sia aperto sul desktop - se leggi tutte le email che arrivano, rispondendo ad alcune - un progetto che potrebbe aver richiesto due ore ora potrebbe richiederne quattro. Sebbene controllare la posta una o due volte al giorno possa essere più efficiente e sufficiente, molti pensano che potrebbero perdere qualcosa di importante se non controllano costantemente la posta in arrivo.
Problemi di disconnessione
Un vantaggio dell'e-mail è che puoi accedervi facilmente da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Per alcune aziende questo può anche essere un grave inconveniente, minacciando l'equilibrio tra lavoro e vita dei dipendenti. Quei dipendenti che rimangono sempre connessi al lavoro si esauriranno più rapidamente di quelli che prendono tempo per se stessi. Potrebbero non trascorrere del tempo di qualità con le loro famiglie o amici e, di conseguenza, potrebbero sentirsi più stressati e meno soddisfatti.
Record permanente
Chi utilizza la posta elettronica per la comunicazione all'interno delle aziende deve avere cura di mantenere la corrispondenza civile e chiara. Con l'e-mail, diventa facile cancellare una risposta rapida e arrabbiata e inviarla senza pensarci troppo. Quella risposta rapida e ostile è ora registrata; non puoi riportarlo indietro. Se dipendenti o datori di lavoro passano al livello successivo e dicono qualcosa di offensivo o inappropriato, ciò potrebbe essere utilizzato come motivo per licenziare o addirittura come prova contro di loro in tribunale. L'e-mail aggiunge uno strato di disimpegno, dando alle persone il coraggio di dire cose che potrebbero non dire di persona o al telefono.
