Nel 2010 sono stati inviati via Internet 107 trilioni di messaggi di posta elettronica. In confronto, ogni anno il servizio postale degli Stati Uniti elabora circa 160 miliardi di invii postali. L'uso diffuso della posta elettronica è dovuto a diversi vantaggi, tra cui velocità e basso costo. Sebbene siano estremamente comuni, i messaggi di posta elettronica presentano alcuni svantaggi e l'ufficio postale tradizionale è utile anche nel 21° secolo.
Velocità
Uno dei principali vantaggi della posta elettronica è la velocità. Mentre un messaggio elettronico può letteralmente viaggiare alla velocità della luce, una lettera tradizionale dell'ufficio postale può impiegare giorni o addirittura settimane per raggiungere la sua destinazione. La natura istantanea della posta elettronica può essere un vantaggio fondamentale per le aziende, che possono collaborare e condividere rapidamente le informazioni.
Tuttavia, anche la velocità della posta elettronica può essere uno svantaggio. Poiché le e-mail possono essere inviate con pochi clic, vengono utilizzate molto più spesso rispetto alle tradizionali controparti cartacee. Se un numero elevato di e-mail riempie troppo rapidamente la casella di posta, gli utenti possono essere sopraffatti o distratti dal volume dei messaggi. Può richiedere molto tempo ordinare un vasto numero di e-mail irrilevanti, tutte inviate rapidamente a un destinatario.
Costo
La posta elettronica è un sistema estremamente economico rispetto a un normale ufficio postale. Una volta che un computer è stato connesso a Internet, non c'è praticamente alcun costo necessario per inviare messaggi elettronici. I risparmi sui costi della posta elettronica sono particolarmente preziosi per le aziende, che possono inviare centinaia o addirittura migliaia di messaggi ogni giorno. Se invece si utilizzano lettere tradizionali, il costo di affrancatura e forniture è significativo.
I messaggi a basso costo hanno un grosso svantaggio: lo spam. I marketer o anche i truffatori possono inviare e-mail senza essere limitati dai prezzi di spedizione. Ciò porta a un numero elevato di messaggi di spam indesiderati che devono essere filtrati ed eliminati dal destinatario. Il tempo e le risorse spese per gestire lo spam possono avere un impatto sulla produttività di individui e aziende.
Attenzione
I messaggi di posta elettronica sono generalmente meno personali o importanti delle lettere inviate tramite l'ufficio postale. Questo ha sia vantaggi che svantaggi. Da un lato, le e-mail impersonali e usa e getta fanno sì che gli utenti non si sentano obbligati a rispondere a ogni messaggio. Le persone possono concentrare la loro attenzione solo sulle e-mail più rilevanti ed eliminare qualsiasi messaggio non necessario.
D'altra parte, le lettere personalizzate inviate tramite l'ufficio postale ricevono spesso un livello di attenzione che manca alle e-mail. La mancanza di un tocco personale in un'e-mail potrebbe portare un destinatario a perdere dettagli importanti oa ignorare completamente il messaggio. Una lettera tradizionale può essere un buon modo per distinguersi dalla massa e far notare un messaggio.
Formato
Le e-mail hanno in genere un formato informale e sono adatte per brevi corrispondenze puntuali. Questo può essere un grande vantaggio per le persone che desiderano collaborare o chattare in un ambiente non vincolato.
Anche la natura informale della posta elettronica può essere uno svantaggio. I documenti importanti come i contratti legalmente vincolanti in genere devono essere inviati tramite un ufficio postale tradizionale. Questo metodo è considerato più formale e affidabile, mentre i messaggi di posta elettronica sono limitati alla comunicazione di routine.
