Quando si lavora con fogli di calcolo in Excel, è importante tenere traccia di eventuali modifiche apportate alla cartella di lavoro. Ciò può essere particolarmente utile negli ambienti di lavoro condivisi, in cui più utenti potrebbero apportare modifiche allo stesso file. In questa guida ti mostreremo come tenere traccia delle modifiche in Excel utilizzando le funzionalità integrate e le opzioni di terze parti, così potrai rimanere sempre aggiornato con gli ultimi aggiornamenti.
Uno dei modi più semplici per tenere traccia delle modifiche in Excel è utilizzare la funzione "Traccia modifiche". Questa funzionalità consente di visualizzare le modifiche apportate a una cartella di lavoro, incluse la data, l'ora e i dettagli di ciascuna modifica. Per abilitare questa funzione, puoi andare alla scheda "Revisione" in Excel e fare clic sul pulsante "Traccia modifiche". Da lì puoi scegliere le opzioni che meglio si adattano alle tue esigenze, ad esempio se evidenziare le modifiche o tenere traccia delle modifiche apportate da utenti specifici.
Se lavori in un ambiente condiviso, come SharePoint o OneDrive, puoi utilizzare la funzionalità "Cartella di lavoro condivisa" per tenere traccia delle modifiche apportate da altri utenti. Questa funzionalità consente a più utenti di lavorare contemporaneamente sulla stessa cartella di lavoro e qualsiasi modifica apportata da altri utenti verrà mostrata in tempo reale. Per abilitare questa funzione, puoi andare alla scheda "Revisione" in Excel e fare clic sul pulsante "Condividi cartella di lavoro". Da lì, puoi impostare le opzioni per consentire ad altri di modificare la cartella di lavoro e tenere traccia delle modifiche apportate da altri utenti.
Se lavori offline o non hai accesso a Internet, puoi comunque tenere traccia delle modifiche utilizzando le funzionalità integrate di Excel. Un'opzione è utilizzare la funzione "Confronta e unisci cartelle di lavoro", che consente di confrontare due versioni di una cartella di lavoro e vedere le modifiche apportate. Un'altra opzione consiste nell'utilizzare VBA (Visual Basic for Applications) per creare un registro personalizzato delle modifiche. Questo può essere fatto scrivendo una macro VBA che registra tutte le modifiche apportate alla cartella di lavoro, inclusa la data, l'ora, il nome utente e i dettagli di ciascuna modifica.
Abilitazione delle revisioni in Excel
Quando si collabora su fogli di calcolo con altri, è importante tenere traccia di tutte le modifiche apportate. Excel offre una comoda funzionalità chiamata "Traccia modifiche" che ti consente di monitorare e rivedere facilmente eventuali modifiche apportate alla cartella di lavoro.
Per abilitare le revisioni in Excel, attenersi alla seguente procedura:
- Apri la cartella di lavoro per cui vuoi abilitare il rilevamento delle modifiche.
- Fare clic sulla scheda "Revisione" nella barra multifunzione di Excel.
- Nel gruppo "Modifiche", fai clic sul pulsante "Traccia modifiche".
- Apparirà un menu a discesa. Fare clic su "Evidenzia modifiche".
- Nella finestra di dialogo "Evidenzia modifiche", seleziona la casella accanto a "Traccia modifiche durante la modifica. Condivide anche la cartella di lavoro". Ciò consentirà di tenere traccia delle modifiche apportate da tutti gli utenti che hanno accesso alla cartella di lavoro.
- Scegli le opzioni sotto la casella di controllo in base alle tue preferenze. Puoi specificare come desideri che le modifiche vengano evidenziate e quali dettagli desideri includere nella cronologia.
- Se vuoi tenere traccia di chi ha apportato le modifiche, seleziona la casella accanto a "Elenca modifiche su un nuovo foglio". Questo creerà un foglio separato in cui verranno elencate tutte le modifiche.
- Fare clic su "OK" per confermare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo.
- Hai abilitato con successo il rilevamento delle modifiche in Excel. Tutte le modifiche apportate alla cartella di lavoro verranno ora tracciate ed evidenziate in base alle impostazioni.
Una cosa importante da notare è che l'abilitazione delle modifiche al rilevamento non attiva automaticamente la funzionalità. Dovrai accettare o rifiutare manualmente le modifiche apportate da altri. Per fare ciò, vai alla scheda "Revisiona", fai clic su "Traccia modifiche" e seleziona "Accetta/Rifiuta modifiche". Nella finestra di dialogo visualizzata, puoi filtrare le modifiche in base a criteri come data, utente o valori della cella. Ciò ti consente di rivedere e accettare o rifiutare le modifiche con facilità.
Tieni presente che le modifiche al tracciamento possono essere una funzionalità utile, ma hanno i suoi svantaggi. Se disponi di una grande quantità di dati o di fogli di calcolo complessi, il rilevamento delle modifiche può rallentare Excel. Inoltre, se più utenti apportano modifiche contemporaneamente può causare conflitti che devono essere risolti. Quindi, assicurati di utilizzare questa funzionalità con saggezza e considera le sue implicazioni prima di abilitarla.
Ora che sai come abilitare Tieni traccia delle modifiche in Excel, puoi tenere d'occhio tutte le modifiche apportate alle tue cartelle di lavoro. Questa funzionalità è particolarmente utile quando si collabora con altri su un foglio di calcolo condiviso, poiché aiuta a mantenere una cronologia chiara delle modifiche e mantiene tutti aggiornati.
Revisione e accettazione o rifiuto delle modifiche
Dopo aver abilitato la funzionalità Revisioni in Microsoft Excel, potrebbe essere comunque necessario rivedere e accettare o rifiutare le modifiche apportate da altri. Il rilevamento delle modifiche può aiutarti a tenere traccia di chi ha apportato le modifiche, quando sono state apportate e anche quali modifiche specifiche sono state apportate alla cartella di lavoro.
Per rivedere e accettare o rifiutare le modifiche, attenersi alla procedura seguente:
- Apri la cartella di lavoro: apri la cartella di lavoro in cui si desidera rivedere e tenere traccia delle modifiche.
- Rivedi le modifiche: fai clic sulla scheda "Recensione" nella nastro Excel. Nel gruppo "Modifiche", fare clic sull'icona "Traccia Modifiche" per accedere alla finestra di dialogo Modifiche alla traccia.
- Scegli i fogli da tracciare: nella finestra di dialogo Modifiche alla traccia, scegli i fogli su cui si desidera tenere traccia delle modifiche. Puoi scegliere di tenere traccia delle modifiche su fogli specifici o tutti i fogli nella cartella di lavoro.
- Scegli dove mantenere la cronologia delle modifiche: nella finestra di dialogo Modifica della traccia, puoi scegliere dove mantenere la cronologia delle modifiche. Per impostazione predefinita, Excel mantiene la cronologia delle modifiche all'interno della cartella di lavoro. Se vuoi mantenere la cronologia delle modifiche al di fuori della cartella di lavoro, puoi scegliere di salvarla in una cartella di rete condivisa o su SharePoint.
- Accetta o rifiuta le modifiche: man mano che si esamina la cartella di lavoro, puoi accettare o rifiutare le modifiche apportate da altri. Per accettare o rifiutare una modifica, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella con la modifica e scegliere l'opzione appropriata dal menu di contesto.
- Mostra i dettagli della modifica: puoi anche scegliere di mostrare i dettagli della modifica sulla cartella di lavoro stessa. Nella finestra di dialogo Modifiche alle tracce, nella scheda "Evidenzia modifiche", è possibile selezionare l'opzione "Elenco modifiche su un nuovo foglio" per creare un nuovo foglio che elenca tutte le modifiche apportate.
- Controlla il registro delle modifiche: se si desidera conservare un registro di tutte le modifiche apportate alla cartella di lavoro, è possibile accedere al registro delle modifiche andando alla scheda "Recensione" nella nastro di Excel e facendo clic sull'icona "Traccia modifiche". Nella finestra di dialogo Modifiche alla traccia, nella scheda "cronologia", vedrai un registro di tutte le modifiche apportate, tra cui la data, l'ora e il nome della persona che ha apportato la modifica.
Utilizzando la revisione e accettando o rifiutando le modifiche alla funzione di Excel, è possibile monitorare e collaborare facilmente con gli altri su una cartella di lavoro. Ciò consente un modo più efficiente e organizzato di lavorare su fogli di calcolo Excel, in particolare nei progetti di squadra o quando più utenti potrebbero dover apportare modifiche.
Mentre Excel fornisce la possibilità di tenere traccia delle modifiche, è importante notare che questa funzione ha i suoi pro e contro. Non è così robusto come l'utilizzo delle modifiche alla pista in Word e non consente una collaborazione in tempo reale. Inoltre, se si desidera tenere traccia delle modifiche apportate da altri mentre sei lontano dal tuo computer, potrebbe essere necessario mantenere la cartella di lavoro aperta o utilizzare il codice VBA.
Ora che sai come rivedere e accettare o rifiutare le modifiche in una cartella di lavoro, puoi ottenere il massimo dalla funzione di tracciamento di Excel per un'esperienza di collaborazione senza soluzione di continuità.
Finalizzare la cartella di lavoro con modifiche monitorate
Ora che hai monitorato le modifiche apportate nella tua cartella di lavoro utilizzando la funzione di tracciamento integrata di Excel, è tempo di finalizzare la cartella di lavoro e rivedere le modifiche monitorate. Questa guida passo-passo mostrerà come accedere alla cronologia delle modifiche tracciate, accettare o rifiutare le modifiche e rimuovere la funzione di tracciamento se necessario.
Accesso alla cronologia delle modifiche monitorate
Per accedere alla cronologia delle modifiche monitorate, apri la tua cartella di lavoro in Excel. Se stai lavorando online o tramite SharePoint, potrebbe essere necessario essere offline per vedere la cronologia delle modifiche monitorate. Ecco come:
- Assicurati di essere nella scheda "Recensione" nel menu a nastro di Excel.
- Cerca il gruppo "Modifiche" e fai clic sul pulsante "Traccia modifiche".
- Apparirà un menu a discesa. Fai clic su "Evidenzia modifiche".
- Nella finestra di dialogo "Evidenzia modifiche", selezionare l'opzione "Quando" per quanto lontano si desidera vedere le modifiche. Puoi scegliere tra gli ultimi giorni, le ultime settimane o un intervallo di date personalizzati.
- Controlla la casella che dice "Elenco le modifiche su un nuovo foglio" se si desidera che le modifiche vengano visualizzate su un foglio separato nella cartella di lavoro. In caso contrario, le modifiche verranno mostrate direttamente nella cartella di lavoro.
- Fai clic su "OK" per applicare le modifiche e visualizzare la cronologia delle modifiche tracciate.
Accettare o rifiutare i cambiamenti
Dopo aver acceduto alla cronologia delle modifiche monitorate, è possibile accettare o rifiutare le modifiche apportate da utenti diversi. Ecco come:
- Nella finestra della cronologia delle modifiche monitorate, vedrai un elenco di tutte le modifiche apportate nella cartella di lavoro. Ogni modifica verrà mostrata con il nome utente della persona che l'ha effettuata, la data e il tempo è stato apportato il cambiamento e la cella o l'intervallo di cellule che sono state colpite.
- Per accettare o rifiutare una modifica, fai semplicemente clic sul pulsante corrispondente accanto alla modifica. Facendo clic sul pulsante "Accetta" applicherà la modifica alla cartella di lavoro, facendo clic sul pulsante "Rifiuta" rimuoverà la modifica.
- È inoltre possibile filtrare le modifiche mostrate nella finestra di cronologia usando i menu a discesa nella parte superiore di ogni colonna. Ad esempio, è possibile filtrare per utente o per data per restringere le modifiche che si desidera rivedere.
Rimozione della funzione di tracciamento
Se non è più necessario tenere traccia delle modifiche nella tua cartella di lavoro, è possibile rimuovere facilmente la funzione di tracciamento. Ecco come:
- Torna alla scheda "Recensione" nel menu a nastro di Excel.
- Fai clic sul pulsante "Traccia modifiche" nel gruppo "Modifiche".
- Nel menu a discesa, fai di nuovo clic su "Evidenzia modifiche".
- Nella finestra di dialogo "Evidenzia modifiche", deseleziona la casella che dice "Traccia le modifiche durante la modifica. Questo condivide anche la cartella di lavoro" e fai clic su "OK".
Dopo aver rimosso la funzione di tracciamento, eventuali modifiche apportate nella cartella di lavoro non verranno più monitorate. Tuttavia, le modifiche apportate mentre la funzione di tracciamento è stata abilitata verranno comunque mostrate nella storia delle modifiche tracciate.
Utilizzando la funzione di tracciamento integrata di Excel, puoi facilmente monitorare e mantenere un registro delle modifiche apportate nei tuoi quaderni di lavoro. Ciò può essere particolarmente utile quando si lavora su fogli di calcolo condivisi o collaborano con gli altri. Sia che tu sia interessato a monitorare le modifiche per alcuni giorni o di mantenere una storia a lungo termine, la funzione di tracciamento di Excel fornisce la flessibilità necessaria per gestire efficacemente le modifiche alla cartella di lavoro.
