Il fatto che la posta elettronica abbia una grande importanza nella moderna comunicazione aziendale è innegabile. Ogni giorno milioni di email vengono inviate da aziende a clienti e fornitori, dai dipendenti ai loro manager e da un collaboratore all'altro. Ci sono diverse ragioni per la preponderanza della posta elettronica rispetto ad altri metodi di comunicazione.
Immediatezza
Le e-mail vengono inviate e ricevute quasi istantaneamente, indipendentemente dal fatto che il destinatario si trovi a poche porte o a migliaia di chilometri di distanza. Per questo motivo, l'utilizzo della posta elettronica semplifica la comunicazione interna ed esterna, rendendo più semplice e veloce la trasmissione e la diffusione di informazioni importanti e consentendo aggiornamenti di stato quasi in tempo reale. A sua volta, il flusso continuo di informazioni rilevanti rende dipendenti e dirigenti più efficienti e produttivi, consentendo risposte rapide a qualsiasi problema che possa sorgere.
Conservazione dei registri
I messaggi di posta elettronica rimangono nella casella di posta di un utente a meno che non vengano eliminati deliberatamente e sia il software di posta elettronica autonomo che i servizi di posta elettronica offrono una funzione di ricerca e filtri che consentono di rintracciare un messaggio specifico in pochi secondi. Questo crea una traccia cartacea virtuale che è molto più efficiente dei documenti stampati archiviati in un cassetto, rendendo estremamente facile estrarre informazioni importanti dalla comunicazione e-mail.
Costi bassi
L'e-mail è uno dei modi più economici che un'azienda può utilizzare per comunicare, sia internamente che esternamente. Le piccole imprese possono semplicemente iscriversi gratuitamente alla posta elettronica con provider come Gmail, Yahoo o Hotmail; anche per le aziende più grandi, il costo generale per la manutenzione di un server di posta dedicato è relativamente basso. La differenza di costo è particolarmente evidente se si considera la comunicazione di massa. Ad esempio, il costo della stampa e della consegna di una serie di volantini o lettere di marketing è molte volte superiore a quello richiesto per inviare le informazioni tramite e-mail.
Marketing
La posta elettronica consente alle aziende di diffondere in modo efficiente ed efficace informazioni sui propri prodotti e servizi, sia ai clienti esistenti che a quelli potenziali. Ad esempio, un'azienda di abbigliamento potrebbe creare un elenco di e-mail a cui chiunque può iscriversi, quindi inviare e-mail settimanali a tutti nell'elenco dettagliando le nuove aggiunte al catalogo. Allo stesso modo, un'azienda specializzata in software aziendale potrebbe contattare direttamente altre aziende tramite e-mail per chiedere se possono trovare utili i propri servizi.
