La collaborazione è un aspetto chiave di qualsiasi team di successo, ma quando si tratta di lavorare con estranei come ospiti e clienti, a volte può sembrare impegnativa. Asana, una piattaforma di gestione del progetto popolare, rende la collaborazione più semplice ed efficiente per tutti i soggetti coinvolti.
Una delle grandi caratteristiche di Asana è che consente ai team di invitare ospiti o clienti a collaborare a progetti specifici. A seconda del livello di iscrizione che hai, sei in grado di invitare diversi livelli di accesso alla piattaforma. Ad esempio, se sei un amministratore o hai un dominio personalizzato, puoi scegliere di invitare qualcuno come membro completo o come collaboratore con autorizzazioni limitate.
Quando qualcuno è invitato come collaboratore, hanno molte delle stesse capacità di accesso e condivisione di un membro completo, ma con alcune limitazioni. Possono visualizzare e commentare compiti, creare i loro compiti e persino assegnare compiti agli altri. Tuttavia, potrebbero non essere in grado di visualizzare progetti privati o avere accesso a determinate funzionalità amministrative.
Come squadra, è importante sentirsi a proprio agio con il livello di accesso che concedi a ospiti e clienti. Con Asana, hai la possibilità di personalizzare le autorizzazioni per ogni singolo collaboratore, dandoti pieno controllo su ciò che possono e non possono fare. Questo livello di personalizzazione aiuta a garantire che tutti siano in grado di contribuire in modo efficace senza compromettere la sicurezza o la privacy.
Oltre alla personalizzazione, Asana fornisce anche vari strumenti per aiutarti a organizzare e gestire la collaborazione con ospiti e clienti. Ad esempio, è possibile creare viste delle attività personalizzate o utilizzare la funzione di ricerca per trovare e assegnare rapidamente le attività. È inoltre possibile utilizzare la funzione @MENTION per avvisare i membri o gli ospiti specifici di attività o discussioni, garantendo che tutti si trovino sulla stessa pagina.
Avere una piattaforma chiara e organizzata come Asana non solo aiuta con la collaborazione tra i membri del team, ma anche con ospiti e clienti. Permette a tutti di vedere facilmente quali compiti sono assegnati loro, quali compiti sono dovuti e quali compiti vengono svolti da altri. Questo livello di approfondimento promuove la trasparenza e la responsabilità, portando a progetti più efficienti e di successo.
Quindi la prossima volta che hai un progetto che prevede la collaborazione con ospiti o clienti, considera l'utilizzo di Asana. Il suo approccio a due livelli alla collaborazione ti consente di invitare esterni con autorizzazioni personalizzabili, fornendo loro gli strumenti necessari per contribuire in modo efficace. Con Asana, gestire la collaborazione non è mai stato così semplice ed efficiente.
Stabilisci obiettivi e traguardi chiari
Quando si collabora con ospiti e clienti ad Asana, è importante stabilire obiettivi e traguardi chiari per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e lavorino per lo stesso obiettivo. Questo può essere fatto utilizzando gli strumenti condivisi e le conversazioni disponibili in Asana.
In qualità di collaboratore o ospite, è importante capire in che modo compiti e progetti specifici contribuiscono all'obiettivo generale. Fissando obiettivi chiari, puoi pianificare il tuo lavoro di conseguenza e avere un quadro chiaro di ciò che deve essere fatto.
Un modo per raggiungere questo obiettivo è utilizzare campi personalizzati per definire gli obiettivi e le tappe fondamentali per ciascuna attività o progetto. Questo può aiutarti a tenere traccia dei progressi e garantire che tutti siano allineati.
Un'altra caratteristica utile di Asana è la possibilità di assegnare compiti a singoli collaboratori o ospiti. Questo può aiutarti a rimanere organizzato e garantire che tutti sappiano cosa devono fare. Puoi anche utilizzare la funzione di commento per fornire feedback e aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività.
Sebbene sia importante avere obiettivi e traguardi chiari, è altrettanto importante essere flessibili e adattabili. Asana ti consente di apportare facilmente modifiche ai tuoi piani e di adattare i tuoi obiettivi secondo necessità.
Infine, è importante disporre di una politica chiara per la gestione dell'accesso degli ospiti e dei clienti ad Asana. Ciò può aiutarti a controllare il livello di accesso e determinare quali informazioni possono essere condivise.
Seguendo queste migliori pratiche e strategie, puoi garantire che la collaborazione con ospiti e clienti in Asana sia efficiente ed efficace. Aiuta a rimanere organizzati e garantisce che tutti lavorino verso un obiettivo comune.
Utilizzare le assegnazioni e le scadenze delle attività
Una delle caratteristiche principali di Asana è la possibilità di assegnare compiti a diversi membri del tuo team o clienti, a seconda delle loro autorizzazioni e limitazioni. Ciò consente di assegnare attività a membri specifici e tenere traccia di chi è responsabile di cosa. Assegnando le attività, puoi assicurarti che tutti sappiano cosa devono fare e quando deve essere fatto.
Quando si creano attività, puoi assegnarli a membri o clienti specifici del team. Puoi anche impostare le scadenze per ogni attività per assicurarti che sia completato in tempo. Questo aiuta a organizzare il tuo progetto e garantisce che tutti stiano lavorando per lo stesso obiettivo.
Assegnare compiti e scadenze è un modo efficace per comunicare le aspettative e rendere tutti responsabili. Assegnando compiti, stai fornendo istruzioni chiare su ciò che deve essere fatto. Questo aiuta a evitare la cattiva comunicazione e garantisce che tutti siano sulla stessa pagina.
Inoltre, quando un'attività viene assegnata a un membro specifico, ha il pieno controllo sull'attività. Possono aggiornare lo stato, aggiungere commenti e allegare file, a seconda delle autorizzazioni impostate per quel progetto. Ciò consente una collaborazione regolare e rende facile per i membri del team comunicare sull'attività.
Assegnare compiti e stabilire scadenze non è solo vantaggioso per i membri del team. È anche utile quando si collabora con client o collaboratori esterni. Assegnando compiti ai clienti, puoi tenerli informati sui progressi del loro progetto e coinvolgerli nel processo decisionale.
Quando invitano clienti o collaboratori esterni a collaborare a un progetto, è importante disporre di un piano. Puoi scegliere di aggiungere clienti come ospiti, che consente loro un accesso limitato al progetto. In alternativa, puoi aggiungerli come membri, dando loro pieno accesso a tutte le funzionalità e funzionalità di Asana.
Uno dei vantaggi dell'utilizzo di compiti in Asana è che aiuta a mantenere tutti organizzati e concentrati sul lavoro a portata di mano. Assegnando compiti e impostando scadenze, è possibile garantire che tutti siano a conoscenza delle loro responsabilità e abbia una chiara comprensione della sequenza temporale per ogni attività.
Tuttavia, ci sono alcuni contro di cui essere consapevoli quando si assegnano compiti in Asana. Ad esempio, mentre hai il controllo del progetto, assegnare compiti a troppi membri può portare a confusione e mancanza di responsabilità. È anche importante ricordare che i compiti possono essere assegnati solo ai membri all'interno del tuo dominio Asana. Non è possibile assegnare attività agli utenti al di fuori del tuo dominio, come clienti o appaltatori.
Quando si collaborano con clienti o collaboratori esterni, è importante avere un piano chiaro e fissare le aspettative. Ciò include la discussione della politica di gestione del progetto, come come verranno assegnate le attività e chi sarà responsabile di cosa. È anche una buona idea consultare i tuoi clienti sulle loro preferenze e su qualsiasi personalizzazione che potrebbero voler vedere all'interno di Asana.
Nel complesso, gli incarichi e le scadenze sono uno strumento essenziale per collaborare efficacemente in Asana. Aiutano a mantenere tutti organizzati, concentrati e responsabili dei loro compiti. Utilizzando questa funzione, puoi padroneggiare l'arte della collaborazione e assicurarti che i tuoi progetti siano completati con successo.
Comunicare in modo efficace e utilizzare le discussioni sul progetto
Uno dei modi migliori per collaborare in modo efficace in Asana è comunicare con i tuoi ospiti e clienti utilizzando la funzione di discussione del progetto. Questa funzione consente di avere conversazioni e condividere aggiornamenti direttamente nel contesto del tuo progetto, rendendo più facile per tutti i soggetti coinvolti rimanere informati.
Le discussioni del progetto sono simili ai commenti, ma forniscono uno spazio dedicato a conversazioni più lunghe e in corso. Ciò è particolarmente utile quando è necessario consultare qualcuno, fornire aggiornamenti o discutere compiti e processi specifici. A differenza dei commenti, le discussioni del progetto possono essere accessibili da tutti i membri del progetto, mentre i commenti sono limitati alle singole attività a cui sono associati.
Quando crei una discussione del progetto, puoi scegliere di renderlo privato solo ai membri del progetto o puoi aggiungere persone specifiche da altri account o organizzazioni asana. Ciò rende semplice includere stakeholder, consulenti o collaboratori che non sono membri diretti del tuo team ma hanno ancora bisogno di visibilità nel progetto.
Avere discussioni di progetto ti aiuta a comunicare i tuoi valori e processi agli altri, permettendo loro di sentirsi più allineati con il tuo team e capire meglio come possono contribuire. Conduce anche a una migliore collaborazione, poiché tutti sono sulla stessa pagina e possono facilmente trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
Un altro aspetto utile delle discussioni del progetto è la capacità di collegare compiti o altre discussioni al loro interno. Ciò fornisce una struttura chiara e organizzata per le tue conversazioni e assicura che tutti possano facilmente navigare tra argomenti collegati. Inoltre, rende più semplice la ricerca di discussioni o attività specifiche all'interno del progetto.
Una distinzione importante da tenere a mente è la differenza tra membri e ospiti in Asana. I membri hanno pieno accesso al progetto, inclusa la possibilità di creare e assegnare attività, mentre gli ospiti hanno accesso limitato e possono solo visualizzare e commentare le attività. Gli amministratori hanno il livello di accesso più elevato e possono gestire le impostazioni del progetto, le iscrizioni e altro ancora.
Con le discussioni sul progetto, puoi limitare il modo in cui i membri e gli ospiti possono interagire con le discussioni scegliendo il livello di abbonamento adatto a loro. Ad esempio, potresti voler impedire agli ospiti di creare nuove discussioni o collegare attività, mentre i membri possono avere il pieno controllo sulle discussioni.
In conclusione, utilizzare le discussioni sui progetti in Asana ti aiuta a comunicare in modo efficace e a collaborare con i tuoi ospiti e clienti. Consente una condivisione più semplice degli aggiornamenti, allinea tutti con i valori e i processi del progetto e fornisce informazioni e organizzazione alle conversazioni. Assicurati di sfruttare questa funzionalità per semplificare la tua collaborazione e ottenere risultati migliori!
