Il personal computer ha cambiato per sempre il modo di fare business: per ogni importante compito aziendale c'è una soluzione software da abbinare. Se stai ancora facendo la contabilità della tua azienda a mano, considera le grandi differenze tra questo e l'utilizzo di un software di contabilità dedicato. Ci sono grandi vantaggi nel passare al digitale, ma questi vantaggi comportano alcuni rischi. Tutto dipende da cosa funziona meglio per te e la tua attività.
Precisione e coerenza
Il software di contabilità utilizza calcoli automatizzati per garantire che i tuoi calcoli siano sempre corretti. Inoltre, la contabilità computerizzata crea coerenza nei tuoi rapporti attraverso formati di file standardizzati e flussi di lavoro stabiliti. Il software di contabilità è intelligente quanto l'utente, tuttavia, e il passaggio alla contabilità digitale non garantisce necessariamente l'eliminazione degli errori. Tuttavia, la contabilità computerizzata, se eseguita correttamente, è più accurata della contabilità manuale.
Velocità di ingresso
Una volta implementata una soluzione informatizzata per la tua azienda, il tempo che dedichi alle attività di contabilità dovrebbe diminuire notevolmente. Inserire i dati tramite una tastiera e lasciare che il computer faccia il lavoro è più veloce che scrivere le cose e calcolare i calcoli con una calcolatrice, e il software di contabilità viene fornito con una varietà di modelli incorporati progettati per rendere il processo più semplice. Inoltre, i dati inseriti tramite la contabilità computerizzata sono immediatamente accessibili, il che significa che avrai sempre a disposizione i numeri più recenti. Il rovescio della medaglia è che ci vorrà del tempo per abituarsi all'utilizzo del nuovo software, il che riduce il tempo risparmiato inizialmente.
Sicurezza e sicurezza
Sebbene sia possibile proteggere con password i dati contabili e archiviarli sul computer di lavoro, la contabilità manuale è meno sicura in quanto i documenti scritti si accumulano nel tempo e richiedono soluzioni di archiviazione sempre più grandi. Inoltre, è possibile eseguire facilmente il backup dei dati contabili digitali su un'unità esterna, mentre è necessario copiare manualmente i dati contabili manuali. La perdita dei dati contabili digitali è meno drammatica della perdita dei documenti originali, poiché è possibile ripristinare i backup con il minimo sforzo. Tuttavia, l'hardware del computer è più fragile dei documenti effettivi, quindi è necessario adottare misure per proteggere i dati in caso di problemi hardware.
Facilità di distribuzione
Nella contabilità manuale, crei e distribuisci fatture, bollette e altri record a mano. Con la contabilità digitale puoi creare lo stesso insieme di documenti in molto meno tempo e stampare tutte le copie di cui hai bisogno. Puoi quindi inviare documenti digitali via e-mail, consentendoti di limitare la quantità di supporti fisici che la tua azienda deve effettivamente utilizzare. Con il software di contabilità computerizzato, è facile stampare, copiare e inviare tutti i documenti necessari alla tua azienda. Tuttavia, questo rende anche più facile per una parte malvagia intercettare i tuoi dati.
