Microsoft Office salva automaticamente i metadati nascosti e le informazioni personali su tutti i documenti creati utilizzando il Programma Microsoft Office. In questo post imparerai come rimuovere informazioni e metadati nascosti dai documenti di Microsoft Office, in modo da impedire a chiunque di utilizzare queste informazioni.
Informazioni nascoste allegate ai file di Office.
Per impostazione predefinita, Microsoft Office salva le seguenti informazioni ogni volta che si crea e si salva un file in un documento di Office.
1. Nome dell'autore, nome dell'azienda, nome della persona che ha recentemente salvato il documento. Altre informazioni di identificazione personale (PII), come intestazioni e-mail, informazioni di invio per revisione, distinte di instradamento e nomi di modelli.
2. I documenti condivisi o collaborati potrebbero contenere segni di revisione, commenti, annotazioni a penna, nomi delle persone che hanno lavorato al documento, commenti dei revisori e modifiche apportate al documento.
3. Data di creazione del documento, data di modifica del documento, revisioni del documento, versioni del documento.
4. Il nome del computer, il nome del server di rete o del disco rigido in cui è stato salvato il documento.
5. Testo o celle nascosti di cui potresti non essere a conoscenza.
Conseguenze dei dati nascosti nei file di Office
Oltre a trasmettere informazioni sensibili, i dati nascosti allegati ai tuoi file possono anche creare malintesi nel caso in cui vi siano incoerenze tra ciò che riferisci di persona sul lavoro e ciò che il documento finisce per trasmettere attraverso le informazioni nascoste e i metadati allegati.
Ad esempio, è possibile segnalare al cliente che la propria azienda ha impiegato 120 ore-uomo per creare il documento. Mentre qualcuno dalla parte del cliente potrebbe accedere ai dati nascosti allegati al tuo documento e concludere che il documento è stato creato da un'altra società e qualcuno nella tua azienda difficilmente ha trascorso un'ora a guardare il documento.
Mentre è abbastanza comune negli affari subaffittare il lavoro, potresti non voler rivelare queste informazioni ai tuoi clienti.
Altre situazioni in cui i dati nascosti possono causare problemi
In altre situazioni, esistono problemi di privacy riguardo al modo in cui Microsoft Office allega Metadata e informazioni personali ai documenti.
1. Puoi registrare un reclamo anonimo solo per scoprire che il tuo nome e i tuoi dettagli erano accessibili attraverso file metadati nascosti.
2. È possibile pubblicare un documento su un sito Web, sperando di rimanere anonimi. Tuttavia, a te sconosciuto il documento aveva abbastanza informazioni su di te nei metadati nascosti dei file.
3. Potrebbero essere presenti intestazioni, piè di pagina, filigrane e testi nascosti collegati ai documenti. Questi possono trasmettere informazioni sensibili, segreti commerciali e altre informazioni di cui potresti non voler essere aperto.
4. Tu o altre persone che hanno lavorato alla creazione di un documento possono aver formulato alcuni commenti / osservazioni che potrebbero non essere appropriati per essere inviati a un cliente. Questi potrebbero essere allegati al documento e potrebbero non essere ovvi quando si visualizza il documento.
Quindi, ha senso verificare e cancellare i metadati nascosti da un documento dell'ufficio prima di pubblicarlo online o inviarlo a un client.
Rimuovi le informazioni nascoste dai documenti di Office
Ecco come è possibile visualizzare e rimuovere i dati nascosti e le informazioni personali dai file di Office creati utilizzando Microsoft Office 2007, in cui i metadati sono più nascosti rispetto a Office 2010 e 2013.
1. Aprire il file da cui si desidera rimuovere le informazioni nascoste.
2. Fai clic sul pulsante Office nel menu della barra multifunzione in alto (vedi immagine sotto)
3. Scegliere Prepara e fare clic su Ispeziona documento (Vedi immagine sotto).
4. Verrai indirizzato alla schermata Impostazioni documento, facendo clic su Ispeziona.
5. Windows ispezionerà il documento e visualizzerà i risultati dell'ispezione per la revisione (vedere l'immagine di seguito).
6. Fare clic su Rimuovi tutto nella sezione Proprietà del documento e Informazioni personali per rimuovere tutte le informazioni personali che Office ha allegato al documento. È possibile estendere questa procedura ad altre sezioni che si desidera rimuovere.
7. Nella schermata successiva Windows confermerà la rimozione delle proprietà del documento e delle informazioni personali.
Come puoi vedere da "Nota: alcune modifiche non possono essere annullate", non sarai in grado di recuperare le informazioni che eliminerai con questa procedura.
Quindi, potresti voler fare una copia di backup per il tuo uso e riferimento prima di cancellare le informazioni personali e altri dati dal file che invierai.
Rimuovere i dati nascosti dai documenti di Office 2010 e 2013
1. Fare clic sulla scheda File, quindi su Informazioni.
2. Fare clic su Controlla problemi, quindi fare clic su Controlla documento (vedere l'immagine di seguito).
3. È possibile lasciare tutte le opzioni selezionate, contrassegnate come sono o scegliere le sezioni per le quali si desidera esaminare il documento.
4. Fare clic su Controlla e Office esaminerà il documento per i metadati nascosti selezionati.
5. Rivedere i risultati dell'ispezione del documento nella finestra di dialogo Impostazioni documento.
6. Fare clic sul pulsante Rimuovi tutto accanto ai risultati dell'ispezione per i tipi di dati nascosti che si desidera rimuovere dal documento.
Impedisci a Office di allegare informazioni
Sfortunatamente, non c'è davvero modo di modificare le impostazioni e impedire a Microsoft Office di salvare informazioni personali e metadati nei file.
Tuttavia, in Office 2013 è possibile impostare il file di Office su cui si sta lavorando per rimuovere automaticamente i metadati ogni volta che il file viene salvato. In questo modo è possibile evitare la possibilità che non si ricordi di rimuovere le informazioni nascoste dal file, prima di inviarle al client.
1. Fai clic sul menu File.
2. Fare clic su Opzioni e selezionare la categoria Centro protezione.
3. Fare clic sul pulsante Impostazioni Centro protezione e selezionare Opzioni privacy.
4. Abilitare l'opzione "Rimuovi le informazioni personali dalle proprietà del file al salvataggio".
Nota: a volte potresti trovare “Rimuovi le informazioni personali…”. opzione non disponibile per il segno di spunta. In tal caso, fai clic sul pulsante Impostazioni documento (vedi immagine sopra), lascia che Impostazioni documento rimuova tutte le informazioni nascoste allegate al documento.
Successivamente, puoi salvare il file e provare ad accedere nuovamente alle opzioni sulla privacy del Centro protezione. Questa volta l'opzione dovrebbe essere disponibile e dovresti essere in grado di fare clic sulla casella di controllo.
È necessario essere consapevoli del fatto che questa impostazione è limitata al solo file corrente e non si applica ad altri file creati prima di questa impostazione o ai nuovi file che verranno creati utilizzando Microsoft Office. In Microsoft Office non è possibile impostare questa impostazione come predefinita o renderla applicabile a livello di sistema.
