Il software di contabilità è progettato per automatizzare gran parte del processo di contabilità. Lo scopo è rendere la contabilità più semplice, veloce e precisa. Sebbene il software serva al suo scopo, ci sono degli svantaggi nell'affidarsi esclusivamente alla tecnologia per le proprie esigenze contabili. Questo è il motivo per cui è importante comprendere i fondamenti della contabilità e come utilizzare il software di contabilità.
Costo
Quando si utilizza un software di contabilità, è necessario acquistare il software e le eventuali licenze aggiuntive necessarie per altri utenti e computer. Alcuni software richiedono l'acquisto di upgrade o aggiornamenti per funzionalità aggiuntive. È inoltre necessario assicurarsi che il computer sia in grado di eseguire il software. In caso contrario, dovrai aggiornare anche il tuo computer.
Dipendenza dai computer
Se il tuo computer si arresta in modo anomalo o i dati vengono danneggiati da un virus, non sarai in grado di utilizzare il tuo software di contabilità finché il problema non verrà risolto. Ciò significa anche che non avrai accesso ai dati inseriti finché il computer non sarà di nuovo in funzione. I tuoi dati possono anche essere danneggiati, il che significa che dovrai reinserire le informazioni a meno che tu non abbia eseguito il backup dei file. Inoltre, in caso di interruzione dell'alimentazione, il software sarà inutilizzabile a meno che non si utilizzi un laptop alimentato a batteria.
Frode
I dati del software di contabilità richiedono ulteriori livelli di sicurezza per prevenire problemi come frodi e appropriazione indebita. Il software rende più facile per gli utenti modificare i dati, rendendo più facile la realizzazione delle frodi. Di conseguenza, c'è una maggiore necessità per i revisori interni di verificare eventuali inesattezze dei dati. È inoltre necessario adottare misure di sicurezza per limitare la quantità di controllo che gli utenti hanno sulle funzionalità di qualsiasi software di contabilità.
Software aggiuntivo
La maggior parte dei software di contabilità richiede un software aggiuntivo per visualizzare i report. Ad esempio, alcuni programmi consentono di esportare i dati come file PDF o foglio di calcolo Excel. Ciò consente agli utenti senza il programma di contabilità di visualizzare i dati. Tuttavia, il software di visualizzazione può comportare una spesa aggiuntiva per l'utente.
Errore umano
Mentre è facile scrivere numeri in modo errato, è ancora più facile digitare male un numero. L'immissione di dati nel software di contabilità troppo rapidamente può causare gravi errori. Con il programma che esegue i calcoli, può essere più difficile rintracciare la causa del problema. Fogli di calcolo, registri digitali o registri scritti rendono il monitoraggio più semplice e veloce.
Formazione
Il software di contabilità richiede il tempo necessario per imparare a usarlo. Sebbene tu possa essere un contabile esperto, dovrai comunque imparare cosa fa ogni pulsante e comando di menu per utilizzare il software di contabilità in modo efficace. Questa curva di apprendimento può causare errori costosi. In alcuni casi, può essere necessaria una formazione retribuita per apprendere come eseguire determinate attività. Se non sei esperto di tecnologia, il processo potrebbe essere ancora più difficile.
Tempo
Molti contabili trovano che ci vuole più tempo per inserire i dati nel software di contabilità che per scriverli o digitarli in un foglio di calcolo. A causa delle schermate passo passo, il processo spesso richiede più tempo, soprattutto per coloro che non utilizzano spesso il software o sono ancora nuovi nell'uso del programma. Se il software richiede numerosi passaggi per inserire i dati di base, i requisiti di tempo potrebbero superare i vantaggi dei calcoli automatici.
