Creare macro dai biglietti esistenti può essere un modo potente per ottimizzare il flusso di lavoro e risparmiare tempo. Le macro sono serie predefinite di azioni che è possibile applicare ai biglietti in blocco, in base a scenari comuni o attività ripetitive. Creando macro, puoi semplificare il tuo processo di supporto e fornire risposte più veloci ai tuoi clienti.
Prima di iniziare, è importante notare che le macro sono in genere utilizzate da amministratori o agenti con le autorizzazioni necessarie. Se non hai accesso alle macro, tocca la base con il tuo amministratore per abilitare questa funzione.
Per creare macro dai biglietti esistenti, dovrai seguire alcuni semplici passaggi:
- Apri l'interfaccia di supporto Zendesk e vai al menu "macro". Questo in genere può essere trovato nella barra degli strumenti nella parte superiore della pagina.
- Fai clic sul pulsante "Nuova macro" per iniziare a creare una nuova macro.
- Specifica un titolo per la tua macro. Questo titolo verrà visualizzato nel menu macro ed è importante per l'organizzazione e la classificazione delle macro.
- Nel campo "Commento/Descrizione", è possibile aggiungere una breve descrizione o nota su ciò che fa la macro. Questo può essere utile per altri agenti che potrebbero utilizzare la macro in futuro.
- Nella sezione "Azioni macro", è possibile aggiungere le azioni desiderate che dovrebbero essere eseguite quando la macro viene applicata a un ticket. Ciò può includere l'aggiunta di commenti, la modifica delle proprietà dei biglietti, l'assegnazione dei biglietti agli agenti e altro ancora.
- Dopo aver specificato tutte le azioni, fai clic sul pulsante "Crea" per salvare la macro.
Ora che hai creato la tua macro, puoi applicarla ai biglietti esistenti o utilizzarli per nuovi biglietti che arrivano. Per applicare una macro a un ticket, aprire il biglietto e fare clic sul pulsante "Macro". Questo visualizzerà un elenco di macro disponibili. Basta fare clic sulla macro che si desidera applicare e le azioni verranno eseguite sul ticket.
Le macro consentono anche di abilitare o disabilitare azioni specifiche a seconda delle condizioni del biglietto. Ad esempio, è possibile creare una macro che aggiunge un commento a un biglietto solo se esiste un certo termine nel titolo o nella descrizione del biglietto. Ciò può essere utile per automatizzare determinate attività o per la gestione di tipi specifici di biglietti.
Oltre ad applicare le macro individualmente, puoi anche applicarle in blocco. Selezionando più biglietti e applicando una macro, è possibile aggiornare rapidamente un gran numero di biglietti contemporaneamente. Questo può essere particolarmente utile quando si tratta di errori o messaggi comuni che devono essere aggiornati.
Seguendo questi passaggi, è possibile creare macro dai biglietti esistenti e ottimizzare il flusso di lavoro di supporto. Le macro sono uno strumento potente che può aiutarti a risparmiare tempo, fornire risposte più veloci e garantire coerenza nell'assistenza clienti.
Allora, perché aspettare? Inizia a organizzare il tuo processo di supporto, creare macro e vedere l'impatto positivo che possono avere sull'efficienza e sulla soddisfazione del cliente!
Montaggio di macro
Una volta che hai specificato quali amministratori possono accedere a una macro, potresti scoprire che si desidera apportare alcune modifiche. La modifica delle macro in Zendesk è semplice e può essere eseguita seguendo questi passaggi:
- Apri l'interfaccia Zendesk e vai alla scheda "Admin".
- Nel menu laterale, fare clic su "Gestisci" e quindi "Macro". Vedrai un elenco di tutte le macro che sono state create.
- Passa il mouse sulla macro che si desidera modificare e fare clic sul collegamento etichettato "Modifica".
- Nell'editor macro, vedrai una casella di testo etichettata "Titolo" in cui puoi cambiare il nome della macro. È inoltre possibile aggiungere una descrizione nella casella di testo etichettata "Commento/Descrizione" per fornire ulteriori informazioni sulla macro.
- Sotto il titolo e la descrizione, vedrai le azioni eseguite dalla macro. Se si desidera apportare modifiche a queste azioni, puoi farlo facendo clic sul collegamento "Modifica" accanto a ogni azione.
- Quando si modifica un'azione, è possibile modificare il testo che verrà visualizzato ai clienti, specificare dove verrà applicata l'azione (ad es. Campi ticket, tag), allegare i file o bloccare alcune azioni da aggiungere a un ticket.
- Se si desidera disattivare temporaneamente una macro, è possibile fare clic sul pulsante "DEACTIVATE" nell'angolo in alto a destra della macro editor. Ciò impedirà all'uso della macro fino a quando non la riattivazione.
- Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic sul pulsante "Invia" per salvare le modifiche.
Modificando le macro, puoi renderle più efficienti e adattate alle tue esigenze specifiche. Questo può farti risparmiare tempo e consentirti di classificare e rispondere ai biglietti più rapidamente. Sia che tu stia appena iniziando a utilizzare le macro Zendesk o le usi da tempo, la possibilità di modificare le macro è una caratteristica utile che può migliorare il flusso di lavoro.
Clonazione di macro
La clonazione delle macro è una delle funzionalità più utili nella gestione dei ticket. Ti consente di creare rapidamente macro simili basate su una esistente, risparmiando tempo e fatica. Quando una macro è stata filtrata facendo clic su di essa, puoi clonarla seguendo questi passaggi:
- Nella finestra di modifica del ticket, fai clic sul pulsante Macro, rappresentato dall'immagine di un'icona a forma di ingranaggio.
- Nella finestra Macro che si apre, individua la macro che desideri clonare e attivala cliccandoci sopra.
- Sul lato destro della finestra Macro, fare clic sul pulsante Clona.
- Apparirà una nuova finestra in cui potrai aggiornare i dettagli della macro clonata. Apporta le modifiche necessarie e fai clic su Salva .
La macro clonata verrà creata con il nome aggiuntivo "Copia 1" alla fine del nome della macro originale. Se lo desideri, puoi modificare manualmente questo nome in qualcosa di più descrittivo. Quando si utilizza la macro nei ticket, le modifiche apportate alla macro clonata non influenzeranno la macro originale.
La clonazione delle macro è particolarmente utile quando si dispone di un gran numero di richieste simili da parte dei clienti. Invece di modificare manualmente ciascuna macro, puoi clonarne una e quindi apportare le modifiche necessarie per ciascuna richiesta specifica. Ciò ti fa risparmiare tempo e garantisce coerenza nelle tue risposte.
Tieni presente che la clonazione delle macro funziona solo per le macro che sono state condivise con te o create da te. Se una macro è stata condivisa con te ma non disponi dei permessi di modifica, non potrai clonarla.
Ecco un breve tutorial su come clonare le macro:
- Innanzitutto, assicurati di essere nella finestra di modifica del ticket.
- Fare clic sul pulsante Macro, rappresentato dall'icona a forma di ingranaggio, per aprire la finestra Macro.
- Nella finestra Macro, sfoglia o utilizza la barra di ricerca per trovare la macro che desideri clonare.
- Una volta trovata la macro, fai clic su di essa per attivarla.
- Nella parte destra della finestra Macro, fare clic sul pulsante Clona.
- Si aprirà una nuova finestra in cui potrai apportare le modifiche necessarie alla macro clonata.
- Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su Salva per creare la macro clonata.
Clonando le macro, puoi creare facilmente copie di macro esistenti, risparmiando tempo e fatica nella gestione di attività ripetitive. Grazie a questa funzionalità, puoi semplificare il flusso di lavoro, aggiornare i dettagli in base a scenari specifici e supportare in modo efficiente i tuoi clienti.
Gusty M.
Disattivazione ed eliminazione delle macro
Le macro possono essere incredibilmente utili per semplificare il flusso di lavoro e risparmiare tempo quando rispondono ai biglietti. Tuttavia, potrebbe arrivare un momento in cui non è più necessario una particolare macro o si desidera ripulire la tua libreria macro. In questa sezione, ti guideremo attraverso il processo di disattivazione e eliminazione delle macro nel sistema dei biglietti.
Per iniziare, vai alla sezione "Macro" nelle impostazioni dell'account. A seconda della piattaforma che stai utilizzando, questo potrebbe essere situato in diversi luoghi. Ad esempio, in Zendesk, puoi trovarlo sotto la scheda "Admin" nella barra laterale a sinistra, mentre in Freshdesk, potrebbe essere sotto la scheda "Automations". Prima di eliminare una macro, è una buona idea filtrare le macro per categoria o utilizzare una funzione di ricerca per assicurarti di non rimuovere inavvertitamente una macro di cui hai ancora bisogno.
Una volta che sei nella sezione Macro, vedrai un elenco di tutte le tue macro, insieme ai loro dettagli come titoli, commenti e il numero di volte in cui sono stati usati. Basta selezionare la macro che si desidera disattivare o eliminare facendo clic sul suo titolo.
Se si desidera disattivare temporaneamente una macro senza eliminarla, puoi farlo lanciando l'interruttore "Attiva" in posizione OFF. In questo modo, la macro non sarà disponibile per gli agenti da utilizzare, ma può essere riattivata in qualsiasi momento se necessario.
Se sei sicuro di non aver più bisogno di una particolare macro e di eliminarla in modo permanente, fai clic sul pulsante "Elimina" o "Trash". Tieni presente che una volta cancellata una macro, non può essere recuperata, quindi sii cauto prima di procedere.
Per alcuni sistemi di biglietteria, come Zendesk, è possibile che non si verifichi un ulteriore passaggio prima di eliminare una macro. Potrebbero chiederti di confermare la cancellazione digitando la parola "elimina" per assicurarti di rimuovere intenzionalmente la macro.
L'eliminazione delle macro può aiutarti a mantenere organizzata la tua libreria macro ed evitare il disordine. È particolarmente importante quando le macro non sono più applicabili al flusso di lavoro attuale o quando contengono informazioni obsolete. Esaminando regolarmente e eliminando le macro non necessarie, è possibile garantire che il tuo team abbia accesso alle macro più pertinenti e aggiornate per una gestione efficiente dei biglietti.
