Benvenuti nella nostra guida passo-passo su come programmare e unirti a una riunione utilizzando i vari strumenti disponibili. Che tu sia un organizzatore o un partecipante, questo articolo ti aiuterà a navigare attraverso il processo senza sforzo e trarre il massimo dalle riunioni.
Passaggio 1: pianificare la riunione
Come organizzatore, hai la responsabilità di selezionare il miglior tempo e data per l'incontro. Per impostazione predefinita, ti verranno fornite opzioni da scegliere in base alla disponibilità dei partecipanti. Se stai utilizzando Microsoft Exchange, puoi anche impostare manualmente i programmi in base alle tue esigenze.
Passaggio 2: invitanti partecipanti
Una volta prevista la riunione, è ora di invitare i partecipanti. Puoi farlo selezionando l'opzione "invito" dal menu, in cui è possibile aggiungere l'elenco delle persone che si desidera invitare. Verrà inviato loro un messaggio di posta elettronica con tutti i dettagli di cui hanno bisogno per unirsi alla riunione.
Passaggio 3: unirsi alla riunione
Ora che sei stato invitato a una riunione, hai alcuni modi per partecipare. Il modo più comune è fare clic sul link della riunione fornito nel messaggio di invito. Questo ti porterà alla pagina della riunione in cui puoi vedere maggiori dettagli e opzioni. Hai anche la possibilità di partecipare al telefono utilizzando l'audio dial-in per chi non è in grado di partecipare online.
Passaggio 4: strumenti e funzionalità di incontro
Una volta che ti sei unito all'incontro, avrai accesso a una varietà di strumenti e funzionalità per aiutarti a interagire con gli altri partecipanti. Puoi utilizzare la fotocamera e le opzioni di condivisione dello schermo per presentare le tue idee o partecipare a discussioni interattive. L'organizzatore e il co-organizzatore hanno strumenti aggiuntivi, come la possibilità di modificare le impostazioni della riunione o riprogrammare se necessario.
Passaggio 5: prendere minuti e fornire feedback
Durante l'incontro, è possibile prendere appunti o minuti utilizzando la funzione di prelievo integrata. Questo ti aiuta a tenere traccia di punti importanti e oggetti d'azione discussi. Alla fine dell'incontro, puoi anche fornire feedback su come è andata l'incontro, il che aiuta l'organizzatore a migliorare gli eventi futuri.
Speriamo che questa guida passo-passo ti aiuti a pianificare e unirti alle riunioni con facilità. In caso di domande o hai bisogno di ulteriore assistenza, non esitare a raggiungere. Buon incontro!
Passaggio 1: impostare una riunione
Prima di pianificare e partecipare a una riunione, è importante impostare gli strumenti e le opzioni necessari all'interno della tua organizzazione. Ecco una procedura dettagliata su come farlo:
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1. Apri il tuo calendario e scegli una data e l'ora per la riunione. 2. Fare clic sul pulsante "Nuovo incontro" o fare clic con il pulsante destro del mouse su una fascia oraria per programmare una nuova riunione 3. Nella finestra della riunione, inserisci i dettagli come l'argomento della riunione, la posizione e i membri che si desidera invitare. 4. Decidi se si desidera programmare la riunione per l'intera organizzazione o un canale specifico. 5. Se si sceglie di programmare la riunione per un canale specifico, selezionare il canale dal menu a discesa. 6. Controlla la disponibilità dei membri che si desidera invitare facendo clic sull'opzione "Assistente alla pianificazione". 7. Se si desidera aggiungere ulteriori note o presentazioni alla riunione, fare clic sul pulsante "Aggiungi nota" o "Allega file". 8. Se si desidera inviare l'invito della riunione ai membri via e-mail, assicurarsi che la casella di controllo "Invia riunioni a tutti i partecipanti" sia selezionata. 9. Una volta impostati tutti i dettagli, fare clic sul pulsante "Invia" per programmare la riunione. 10. Dopo che l'incontro è stato programmato, puoi vederlo nel tuo calendario e nella finestra del canale/chat in cui l'hai programmato. |
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Si noti che se l'incontro è una riunione online, è comunque possibile utilizzare le opzioni di pianificazione sopra menzionate. Tuttavia, ci sono opzioni aggiuntive che puoi esplorare:
- Puoi scegliere se abilitare l'audio, il video o entrambi quando ti unisci alla riunione
- Se vuoi invitare qualcuno al di fuori della tua organizzazione alla riunione online, puoi condividere il link alla riunione con loro
- Se vuoi interagire con i partecipanti alla riunione al di fuori dei tempi programmati, puoi utilizzare le opzioni di chat e di messaggistica
- Per le riunioni di dial-in, è previsto un numero di dial-in predefinito, ma è possibile fornire anche un numero di dial-in personalizzato se necessario
Seguendo questi passaggi, sarai in grado di impostare e programmare con successo una riunione, garantendo che tutti i partecipanti siano invitati e consapevoli dei dettagli della riunione. Nei prossimi passi di questo articolo, tratteremo come unirti a una riunione e cosa fare prima, durante e dopo l'incontro per renderlo più produttivo e coinvolgente.
Passaggio 2: invio di inviti
Una volta che hai programmato una riunione e impostato tutti i dettagli necessari, il passo successivo è inviare inviti ai partecipanti. Nei team Microsoft, gli inviti possono essere facilmente inviati a individui o gruppi, che si trovino su un desktop o un dispositivo mobile.
Per inviare inviti, segui questi passaggi:
- Apri Microsoft Teams e vai alla riunione programmata nel calendario.
- Seleziona la riunione per aprire la pagina dei dettagli.
- Nella sezione "Gruppo", fai clic sull'opzione "Invita qualcuno".
- Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile aggiungere manualmente le persone digitando i loro nomi o selezionarle dall'elenco dei contatti o dalla directory di scambio.
- Per impostazione predefinita, l'opzione "invito come partecipante" verrà selezionata, ma puoi anche scegliere l'opzione "invito come organizzatore" se si desidera che abbiano un maggiore controllo sulla riunione.
- Dopo aver aggiunto tutti i partecipanti desiderati, fai clic sul pulsante "Invia".
Verrà inviato un invito a ogni persona che hai invitato, contenente tutte le informazioni necessarie sulla riunione come la data, l'ora e il soggetto. Includerà anche un link per unirsi alla riunione online.
Per coloro che preferiscono comporre, l'invito conterrà un numero di dial-in e un ID della conferenza. Assicurati di comunicare queste informazioni se scelgono di unirsi per telefono.
È importante notare che se si apportano modifiche alla riunione dopo l'invio degli inviti, i partecipanti non vedranno gli aggiornamenti a meno che non invii manualmente un aggiornamento della riunione. Microsoft Teams offre anche la possibilità di riprogrammare l'incontro se necessario.
Utilizzando la versione mobile dei team Microsoft, puoi anche inviare inviti direttamente dal telefono. Basta aprire i dettagli della riunione e selezionare l'opzione "invito". Da lì, puoi scegliere come inviare l'invito: via e-mail, messaggio di testo o altre app di comunicazione disponibili sul tuo dispositivo.
L'invio di inviti è un passo essenziale nell'organizzazione di una riunione di successo. Assicurandoti che tutti i partecipanti siano adeguatamente informati e hanno i dettagli necessari, si crea una migliore opportunità per tutti di impegnarsi e collaborare in modo efficace durante la riunione.
Passaggio 3: unirsi alla riunione
Una volta programmata l'incontro e il tempo è impostato, è ora di unirsi alla riunione. Ecco i passaggi per unirsi a una riunione:
1. Unisciti dall'app Microsoft Teams
Se hai l'app Microsoft Teams installata sul tuo desktop o dispositivo mobile, segui questi passaggi:
- Apri l'app Microsoft Teams
- Sul lato sinistro dell'app, nella sezione "team", selezionare il canale in cui è programmato l'incontro
- Nel canale, vedrai un elenco di tutte le riunioni programmate per quel canale. Trova l'incontro a cui vuoi unirti e fare clic su di esso
- Si aprirà una pagina dei dettagli della riunione, contenente tutte le informazioni necessarie per partecipare alla riunione. Se l'incontro è già iniziato, vedrai un pulsante "join". Fai clic su di esso per unirti alla riunione
- Se la riunione è una riunione dial-in, vedrai un numero di telefono che puoi chiamare per unirti alla riunione
- È inoltre possibile invitare altri membri a unirsi alla riunione facendo clic sul pulsante "Invita" e selezionando i membri che si desidera invitare
2. Unisciti dal tuo calendario
Se l'incontro viene aggiunto al tuo calendario, puoi unirti alla riunione direttamente dal tuo calendario. Ecco come:
- Apri la tua app di calendario
- Trova l'evento di incontro nel tuo calendario
- Fare clic sull'evento della riunione per visualizzare i suoi dettagli
- Nella schermata dei dettagli della riunione, vedrai un link "Unisciti a Microsoft Teams Meeting". Fai clic su di esso per unirti alla riunione
Nota:
- Se non vedi le opzioni per partecipare a una riunione, assicurati di essere effettuato l'accesso all'app con il tuo account Microsoft
- Se sei un organizzatore o un co-organizzatore di una riunione programmata, puoi accedere a opzioni più dettagliate facendo clic sul pulsante "Opzioni di incontro"
- Per riunioni più coinvolgenti, è possibile utilizzare gli strumenti di condivisione e presentazione dello schermo disponibili all'interno dell'app Microsoft Teams
-La guida passo-passo sopra è per unirsi a una riunione nella versione desktop di Microsoft Teams. Il processo potrebbe essere leggermente diverso nella versione mobile
