Potresti ricevere un'e-mail in cui il mittente ti chiede di inviare una risposta per confermare che hai ricevuto il suo messaggio. Non tutti hanno la possibilità di ricevere automaticamente una ricevuta di ritorno quando apri la loro e-mail, quindi se contiene informazioni urgenti o urgenti, devono sapere se ha raggiunto la tua casella di posta. È anche una cortesia far sapere alle persone che hai ricevuto il loro messaggio quando hai chiesto loro di inviarti documenti o altre informazioni.
Passo 1
Invia il riconoscimento il prima possibile. Una risposta tempestiva è fondamentale nel mondo degli affari, anche se le informazioni nell'e-mail non sono sensibili al fattore tempo.
Passo 2
Modifica l'oggetto dell'email, se necessario. Ad esempio, potresti dover indicare che hai allegato un documento al messaggio o che nella risposta sono incluse informazioni aggiornate. Se non hai bisogno di modificare la riga dell'oggetto, il campo "Re:" verrà compilato automaticamente, notificando al destinatario a quale email stai rispondendo.
Passaggio 3
Scrivi una frase completa che indichi che hai ricevuto il messaggio e quando intendi intraprendere qualsiasi azione al riguardo. È più professionale affermare: "Ciao Steve, ho ricevuto l'e-mail questa mattina. Ti ricontatterò più tardi nel pomeriggio" - che fa sapere al mittente che avrai la priorità nel rispondergli - piuttosto che scrivere semplicemente, "Capito grazie."
Aggiorna il destinatario su eventuali sviluppi rilevanti. Puoi eseguire due attività contemporaneamente qui: riconoscere l'e-mail originale e mantenere il destinatario al corrente delle informazioni pertinenti. Non ha senso inviare una seconda email che dice: "A proposito, la riunione relativa ai contratti che mi hai inviato è stata spostata alle 16:00", quando stai già avendo una conversazione via email su quell'argomento.
