L'era digitale ci ha dato tanti modi per comunicare tra di noi, dai messaggi a Skype e una dozzina di tecnologie intermedie. Sia la comunicazione verbale che quella scritta hanno il loro posto negli affari oggi e un ufficio produttivo incoraggia l'etichetta in tutti i metodi di comunicazione. Utilizzando solo l'una o l'altra acrobazia le capacità di un dipendente di comunicare in modo efficace con clienti, clienti e colleghi. Mentre l'e-mail può mostrare il tuo meticoloso record di lavoro, non c'è emoticon efficace come un vero sorriso faccia a faccia quando parli.
record
C'è un motivo per cui le e-mail vengono spesso sollevate durante gli scandali governativi; mostrano non solo ciò che qualcuno ha detto, ma anche quando lo hanno detto, quindi quando hai bisogno di una registrazione duratura della comunicazione con qualcuno, l'e-mail ti dà una traccia cartacea digitale. Inoltre, i ricordi delle conversazioni delle persone possono variare nel tempo, non possono togliere dettagli importanti da una discussione verbale ed è più facile sostenere il tuo punto in una situazione d'ufficio quando hai la copia digitale per dimostrarlo. Se qualcuno elimina la tua email o insiste di non averla mai ricevuta, il tuo unico record potrebbe essere la cartella "Inviati". L'e-mail può anche essere un modo efficace per visualizzare la cronologia di un progetto e chi era la risorsa più preziosa del team.
Comprensione
La comunicazione tra colleghi coinvolge più di semplici parole. I tuoi colleghi leggono la tua espressione e il tuo linguaggio del corpo e registrano il tono della tua voce durante una conversazione. Quando sei faccia a faccia con qualcuno, cogli questi segnali e ti aiutano ad approfondire la tua comprensione del significato dell'altra persona. Sebbene un'e-mail ben formulata possa essere diretta e chiara, a volte le parole su uno schermo possono essere fraintese e causare offesa, soprattutto se si tenta di sarcasmo o umorismo. Può anche volerci meno tempo semplicemente camminare lungo il corridoio o prendere il telefono e discutere le preoccupazioni in dettaglio rispetto a scrivere una lunga e-mail.
Emozione
A volte è troppo difficile discutere di determinate situazioni con i colleghi e le persone spesso si rivolgono alle e-mail per esprimersi senza agitarsi. Hai tempo per pensare a ciò che vuoi dire e puoi trasmettere quel messaggio senza nervosismo o balbuzie. Hai il tempo per creare una domanda o un commento ragionato intelligente. Questa può essere una strada a doppio senso, tuttavia, perché alcuni dipendenti trovano più facile essere sarcastici, offensivi o maleducati quando comunicano tramite e-mail. Quando le emozioni sono alte, le persone spesso inviano messaggi usando parole che non userebbero mai di persona.
Abilità sociali
Scrivere e-mail può consentire ai colleghi di evitare conversazioni scomode o difficili, ma non li aiuta a imparare ad affrontare il problema direttamente. Mentre la conversazione faccia a faccia a volte può sembrare imbarazzante, l'esperienza diminuirà quella sensazione. Parlare con i colleghi ti rende più consapevole della tua comunicazione non verbale. Parlare insieme crea legami in ufficio e mostra rispetto per le persone, che sia un elogio per un lavoro ben fatto o un avvertimento per una situazione inaccettabile.
