Un sacco di comunicazioni aziendali iniziavano con una stretta di mano, ma non è più così. Nel 21° secolo, è probabile che tu abbia "incontrato" e interagito con molti contatti aziendali e personali senza mai vedere i loro volti. Molte di queste interazioni iniziano con la comunicazione e-mail. Se devi scrivere un'e-mail a una persona che non conosci, segui alcune regole di base per assicurarti di rimanere professionale e di non offendere.
Passo 1
Digita un oggetto conciso che descriva il motivo per cui stai scrivendo a questa persona. Dal momento che non conosci la persona, dovrai essere chiaro sul motivo per cui stai scrivendo. Le persone ricevono molto spam nelle loro caselle di posta, quindi se hai una connessione personale o aziendale, potrebbe essere una buona idea menzionarlo nella riga dell'oggetto.
Passo 2
Usa "Signora". o "Signor." e il cognome della persona nel saluto. Non dare mai per scontato che una donna sia sposata a meno che tu non sappia per certo che lo è; come tale, "signora." è un modo più neutro di rivolgersi a una donna. Se non sei sicuro del sesso della persona, non indovinare; usa invece il nome e il cognome della persona. Puoi scegliere di usare "Caro" se lo desideri, come in "Gentile signor Smith", ma puoi anche omettere "Caro" e digitare semplicemente "Mr. Smith:". Nota che avrai bisogno di una virgola quando viene utilizzato il "Caro" e di due punti quando non lo è.
Descrivi il motivo per cui stai scrivendo o la connessione che hai con la persona nella prima riga dell'email. Molte persone non supereranno la prima riga dell'e-mail se ritengono che sia posta indesiderata; allo stesso modo, alcune persone leggono le loro e-mail su dispositivi mobili, che a volte mostrano solo la prima riga dell'e-mail quando le e-mail vengono visualizzate in formato elenco. Dichiarando il tuo intento in anticipo, avrai maggiori probabilità di ottenere una risposta.
