Microsoft Outlook consente di creare gruppi di contatti, noti anche come elenchi di distribuzione o gruppi di posta elettronica. Se invii regolarmente e-mail allo stesso gruppo di persone, configurarle come gruppo di contatti ti consente di risparmiare tempo inviando l'e-mail al gruppo invece di inserire tutti gli indirizzi. Puoi anche creare un gruppo di contatti che contenga altri gruppi di contatti. Nella maggior parte dei casi, non c'è limite al numero di indirizzi email che puoi avere in un gruppo di contatti.
Versioni precedenti di Outlook
Outlook 2010 e versioni successive non hanno limiti al numero di indirizzi che puoi includere in un gruppo di contatti. Nelle versioni precedenti, il numero massimo di indirizzi che è possibile includere in un gruppo di contatti dipende dalla quantità di informazioni memorizzate per ogni contatto. I limiti tipici sono compresi tra 50 e 70 contatti, ma possono arrivare fino a 25. Un gruppo di contatti potrebbe smettere di funzionare se si includono informazioni di contatto aggiuntive per i membri, nel qual caso è possibile dividere il gruppo in due gruppi di contatti.
Exchange e altri server di posta
Anche se il numero di indirizzi in un gruppo di contatti è illimitato, il server di posta potrebbe avere dei limiti. In un ambiente aziendale, il server Microsoft Exchange può avere dimensioni massime per i gruppi di contatti. In ambienti domestici e di piccole imprese, il tuo provider di servizi Internet potrebbe bloccare le email che contengono più di un numero specificato di indirizzi. Inoltre, le e-mail che contengono un numero elevato di indirizzi possono essere contrassegnate o bloccate come spam dal provider di posta elettronica o dal software client dei destinatari.
Privacy e leggibilità
Quando invii un messaggio di posta elettronica a un gruppo di contatti, Outlook sostituisce il nome del gruppo con gli indirizzi di posta elettronica di tutti i membri del gruppo, in modo che tutti i destinatari vedano l'indirizzo di posta elettronica di tutti. Ciò potrebbe occupare molto spazio nella parte superiore dell'e-mail e sollevare anche problemi di privacy. Se il gruppo è, ad esempio, un club di gioco e tutti i membri si conoscono, va bene; ma se i membri del gruppo non si conoscono, inviare a tutti i membri del gruppo l'indirizzo email di tutti gli altri membri del gruppo potrebbe essere una grave violazione della privacy anche illegale. Per evitare ciò, utilizzare il campo Ccn, non il campo A, quando si invia a un gruppo di contatti.
Gruppo di contatti vs. mailing list
Un gruppo di contatti è un modo conveniente per una persona di inviare regolarmente e-mail a un gruppo o gruppi di persone. Tuttavia, se un gruppo numeroso di persone ha spesso bisogno di scambiarsi e-mail, e in particolare se si desidera la privacy, una lista di discussione per abbonati o un programma di mailing list è un modo migliore, poiché si tratta di programmi basati sul Web che consentono a qualsiasi membro per inviare un'e-mail a un gruppo, utilizzando un unico indirizzo e-mail.
