Quando si invia un'e-mail, il saluto di apertura spesso dà il tono all'intero messaggio, proprio come fa per il cugino più anziano, la lettera cartacea. Indirizzare un'e-mail a una persona, o anche a due persone, di solito è abbastanza semplice, ma quando si invia lo stesso messaggio a tre o più persone le cose possono iniziare a diventare un po' confuse e si corre il rischio di offendere inavvertitamente qualcuno. Crea i tuoi saluti con attenzione per assicurarti che i tuoi messaggi vengano presi nel modo giusto.
Mantienilo uniforme
Determina cosa sai delle tre persone a cui stai inviando un'email. Se hai la stessa quantità di informazioni su tutti loro, creare un saluto è semplice: "Caro Jim, John e Jane" o "Caro Mr. Smith, Mr. Doe e Ms. Brown", a seconda del livello di formalità. A volte, tuttavia, potresti non sapere qualcosa di importante su una delle tre persone. Ad esempio, Jim Smith è ovviamente un uomo e Jane Brown una donna, ma Alex Jones può essere sia Alexander che Alexandra. In tal caso, usa il nome completo per tutte e tre le persone: "Caro Jim Smith, Jane Brown e Alex Jones".
Formalità variabile
Spesso, il livello di formalità indicato dal saluto influisce sul contenuto dell'intera email. Se le tre persone a cui ti rivolgi meritano diversi livelli di formalità, considera di inviare due o tre messaggi separati anziché uno solo. Se devi assolutamente inviare un solo messaggio, rivolgiti a ciascuna persona con il livello di formalità appropriato piuttosto che aumentarlo o abbassarlo. Ad esempio, se stai inviando un'e-mail al tuo professore ea due dei tuoi compagni di classe, apri il messaggio con "Caro professor Keating, Neil e Todd".
Indirizzo con cura
Considera se le tre persone a cui stai inviando il messaggio devono essere incluse in un'unica conversazione. Ad esempio, se stai invitando tre dei tuoi amici a una festa, ha senso utilizzare un unico messaggio; se stai organizzando una festa e tre tuoi amici ti stanno aiutando, invece, potrebbe essere meglio inviare tre messaggi separati, ognuno contenente solo le informazioni rilevanti. Se devi assolutamente inviare un solo messaggio, rivolgiti normalmente ai tre destinatari nel saluto, ma fai anche del tuo meglio per identificare quali parti del messaggio sono rilevanti per ciascuno di essi.
Cc e Bcc
Quando ti rivolgi ai destinatari dell'email nel saluto, considera come il messaggio li raggiunge. Se stai inviando un'email a tutti e tre i destinatari utilizzando il campo "A:" o "Cc:", includi tutte e tre le persone nel saluto normalmente, a meno che il messaggio non sia principalmente destinato a uno dei destinatari e sia semplicemente inviato agli altri due per le loro informazioni. In tal caso, rivolgiti al destinatario principale nel saluto e spiega perché stai inviando il messaggio anche agli altri due nelle prime righe. Se una o più persone stanno ricevendo il messaggio tramite il campo "Ccn:", assicurati di non includere quella persona nel saluto per evitare offese.
