La copia per conoscenza, o CCing, qualcuno su un'e-mail comporta l'invio di una copia duplicata a un altro destinatario, oltre al destinatario principale nel campo "A:" dell'e-mail. L'etichetta corretta è essenziale quando si invia un CC perché questo tipo di e-mail comporta rischi professionali, tra cui una gestione schiacciante con troppe e-mail non necessarie, violazione della privacy di un collega, confusione sulle responsabilità e duplicazioni ridondanti degli sforzi.
Evita di CCing il capo del tuo collega
Potrebbe aiutarti a sfogare la tua frustrazione con un manager che ha l'autorità di trattare con un collega fastidioso, ma inviare un CC al suo capo per un'e-mail che la inviti su qualcosa di negativo potrebbe perseguitarti in seguito. Se lo fai a qualcun altro, è probabile che a un certo punto qualcuno metterà in CC il tuo stesso capo, evidenziando un errore che hai commesso. Piuttosto che creare un cattivo karma per te stesso, vedi se riesci a risolvere il problema con il tuo collega in un'e-mail privata, o meglio ancora di persona. Se hai davvero bisogno di parlare con la direzione del problema, fallo di persona o per telefono, non via e-mail, poiché corri sempre il rischio che la direzione ti risponda con un CC al collega in questione.
Ricontrolla i thread di risposta
La migliore etichetta è inviare a un manager solo un CC su una nuova conversazione o come FYI che non richiede una risposta. Il modo più rapido per mettere in imbarazzo qualcuno o condividere informazioni con la persona sbagliata è mettere in CC un manager su un'e-mail che risponde a molte altre e-mail tra te e il destinatario principale nello stesso thread. Se il CC è assolutamente necessario per l'ultima e-mail nel thread, elimina le e-mail precedenti nello stesso thread se rivelano informazioni destinate solo a te e al destinatario principale. Allo stesso modo, non preoccuparti di inviare CC a un manager su e-mail senza informazioni realmente necessarie, come quelle inviate per un semplice "Grazie!"
Chiedi il permesso
Scopri in anticipo se va bene che i tuoi colleghi e i loro capi, o i tuoi capi, li mettano in CC su e-mail riguardanti argomenti suscettibili come le prestazioni lavorative di un altro - o quali argomenti di posta elettronica preferiscono ricevere un CC. Se annoti mentalmente chi è d'accordo con i CC e chi no, è più probabile che tu rimanga in pace con i tuoi colleghi e la direzione. Potresti anche discutere il problema con qualcuno nelle risorse umane per scoprire se la tua azienda ha una politica su quali tipi di e-mail inviare ai dirigenti di livello medio o superiore. Il personale di gestione spesso riceve un numero straordinario di e-mail e probabilmente apprezzerà questa cortesia.
Mantienilo professionale
Qualsiasi corrispondenza elettronica in cui la direzione riceve un CC dovrebbe essere il più professionale e generica possibile. Potresti istituire una politica in base alla quale non invii mai CC al personale dirigente che potrebbero essere considerati personali, passivi-aggressivi o controversi in alcun modo. Meglio ancora, per evitare errori CC rischiosi, non inviare affatto CC alla direzione, optando invece per e-mail o conversazioni individuali. Inoltre, evitare di inviare CC alla direzione se potrebbe causare confusione su chi deve assumersi la responsabilità di un'azione; se il destinatario principale o il responsabile di CC-d pensano che l'altra persona gestirà la tua richiesta di posta elettronica, potrebbe non essere gestita affatto o potrebbero entrambi duplicare inutilmente gli sforzi.
